Administrácia pracovnej cesty
Postup pri realizácii ZPC v rámci projektu ENLIGHT
Administratívny postup pri zahraničných pracovných cestách (ZPC) v rámci projektu ENLIGHT môžno rozdeliť do 2 krokov, a to na administratívne úkony, ktoré sú potrebné pred samotným vycestovaním na ZPC a potom na administratívne úkony, ktoré je potrebné vykonať následne, po návrate zo ZPC.
Obzvlášť je potrebné venovať pozornosť Správe zo ZPC, ktorá musí obsahovať všetky požadované informácie, ktoré sú nevyhnutné pre správne vyúčtovanie ZPC.
Pred nástupom ZPC
- Prvým krokom je vypísanie si Žiadosti o schválenie ZPC pre potreby refundácie nákladov z RUK – je nevyhnutné dodržať minimálne 3 týždne pred samotným vykonaním služobnej cesty
- Spolu so Žiadosťou o schválenie ZPC je súčasne potrebné požiadať aj o schválenie tejto ZPC Vedenie fakulty (klasický fakultný cestovný Príkaz na ZPC)
- Vyplnenú a podpísanú Žiadosť o schválenie ZPC ako aj Príkaz na ZPC (pracovníkom a jeho priamym nadriadeným) je potrebné doručiť na Oddelenie medzinárodných vzťahov LF UK
- Spolu so Žiadosťou o schválenie ZPC a Príkazom na ZPC je potrebné priniesť písomný doklad, ktorý danú zahraničnú pracovnú cestu odôvodňuje a dokladuje (napr. program podujatia, pozvánka, akceptačný list a pod.).
- Akákoľvek platba, ktorá priamo súvisí so ZPC (vložné, letenky, ubytovanie, lístky na vlak, autobus, náklady na tlač relevantných materiálov a posterov a pod....) môže byť Vami zrealizovaná až po schválení a podpísaní Žiadosti o ZPC všetkými zodpovednými pracovníkmi. V prípade, že budú vo vyúčtovaní predložené nejaké doklady so skorším dátumom (napr. skoršie zakúpenie letenky, platba za hotel a pod.), z RUK tieto náklady NEBUDÚ fakulte refundované.
- V Žiadosti o ZPC je potrebné povinne vyplniť predpokladané výšky nákladov na dopravu, ubytovanie a pod. Súčasne by sa potom pri vyúčtovaní ZPC tieto skutočné náklady nemali výrazne líšiť od uvedených predpokladaných nákladov.
- Prípadná výška preddavku (ak je požadovaný a uvedený v Príkaze na ZPC) sa vypočíta na základe predbežne vyčíslených nákladov uvedených v Príkaze na ZPC.
- Pri kúpe letenky je potrebné rešpektovať Zákon o verejnom obstarávaní. Letenky je možné zakúpiť výlučne cez priamy predajný kanál leteckého dopravcu v rámci pravidelných leteckých dopravných služieb, t.j. v žiadnom prípade nie je možné využiť charterové lety alebo iné weby na predaj leteniek. V prípade zakúpenia takejto letenky NEBUDE fakulte výdavok refundovaný z RUK.
- Na dobu trvania ZPC je každý zamestnanec povinný si zabezpečiť vlastné komerčné pripoistenie liečebných nákladov v zahraničí, ktoré bude následne súčasťou vyúčtovania cesty. Akékoľvek doplnkové služby k cestovnému poisteniu (úrazové poistenie a p.) refundované nebudú.
Po návrate zo ZPC
- Najneskôr do 10 dní od skončenia ZPC je zamestnanec povinný priniesť na OMV všetky relevantné doklady o výdavkoch súvisiace s vykonanou ZPC (faktúry za ubytovanie, cestovné, hromadná doprava, vložné, atď.) a to spolu so Správou zo ZPC a Vyúčtovaním ZPC
- Všetky doklady je potrebné označiť menom zamestnanca a uviesť k nim krátky popis, čoho sa týkajú
- Menšie doklady (napr. lístky z MHD, metra a pod.) je potrebné pripnúť na papier A4 (a taktiež pridať k nim krátky popis)
- Doklady za letenky – faktúra z leteckej spoločnosti, výpis z účtu a palubné vstupenky (boarding passes)
- Doklad o ubytovaní – faktúra – musí obsahovať identifikačné údaje zariadenia (názov, adresa, IČO, DIČ, ...), termín ubytovania, meno ubytovaného, sumu za ubytovanie. Za riadny doklad o ubytovaní je považovaná iba vystavená faktúra za ubytovanie.
- Doklady z Booking.com, Airbnb, príp. iného sprostredkovateľa nie sú riadnymi daňovými dokladmi a z toho dôvodu nebudú od zamestnanca akceptované a následne v rámci zúčtovania ZPC refundované z RUK.
- Ku všetkým typom cestovných lístkov (autobus, električka, metro, vlak, shuttle bus z/na letisko a pod.) v mieste konania ZPC je potrebné doplniť údaje ku každému lístku/dokladu (dátum cesty, odkiaľ/kam sa cestovalo, zdôvodnenie použitia).
- Doklad, resp. údaje z cestovného lístka musí byť jasne identifikovateľné (obsahuje dátum, sumu, iné údaje, ktoré ho spájajú so ZPC).
- Taxík sa nepovažuje za formu mestskej hromadnej dopravy! Jeho použitie preto musí byť vopred schválené (Žiadosť a cestovný príkaz) a je možné iba v nevyhnutných prípadoch (napr. z letiska neexistuje hromadná doprava, hromadná doprava nepremáva po určitej hodine a pod.).
- Cestovné lístky v rámci Bratislavy sa nepreplácajú.
Správa zo ZPC
- Po návrate zo ZPC vyplní zamestnanec Správu zo ZPC, ktorá okrem informácií o podujatí a krátkeho popisu splnených úloh a cieľov cesty (stretnutia, rokovania, prednášky, ...) musí obsahovať taktiež krátky popis technických náležitostí ZPC (začiatok a koniec ZPC, prechody hraníc, ubytovanie, cestovné, poskytnutá strava, zoznam všetkých priložených dokladov, ...).
- Ku Správe o ZPC zamestnanec súčasne doloží celý program podujatia (ak nebol doložený pred ZPC, resp. bolo doložená iba jeho časť).
- Ku Správe o ZPC zamestnanec doloží kópiu certifikátu/dokladu o absolvovaní mobility, školenia, a pod. (ak mu bol v navštívenej inštitúcii vystavený).
- V prípade neuplatnenia si nároku na niektorú časť z cestovných náhrad je povinný zamestnanec uviesť krátke zdôvodnenie neuplatnenia si tohto nároku (napr. ubytovanie u rodiny).
Použitie súkromného motorového vozidla
- Zamestnanec musí mať platný Záznam zo školenia zamestnanca – vodiča (záznam platí 2 roky od vystavenia, potom je potrebné opätovne prejsť školením).
- Zamestnanec môže použiť vlastné cestné motorové vozidlo výlučne na základe uzavretia “Dohody o použití súkromného cestného motorového vozidla“ (ďalej len Dohoda) so zamestnávateľom. Dohoda sa prikladá k Žiadosti o schválenie ZPC a k Príkazu na ZPC. Dohodu podpisuje vysielaný zamestnanec, jeho nadriadený a dekan/tajomník fakulty.
- V zmysle smernice RUK nie je možné prepočítavanie reálnych nákladov na cestu, ale refundácia je iba v hodnote lístka verejnej dopravy (pravidelné autobusové a vlakové linky – 2. trieda).
- Zamestnanec uvedie použitie vlastného motorového vozidla v Žiadosti o schválenie ZPC, ako aj v Príkaze na ZPC.
Ďalej pred samotnou cestou zamestnanec prinesie:
- potvrdenie o cene spiatočného cestovného lístka vlaku 2. trieda alebo autobusu do miesta konania ZPC od príslušného dopravcu (postačuje aj mail od prepravcu – napr. od slovakrail.sk). Prípadná platba prepravcovi za potvrdenie sa nebude refundovať. Suma musí byť uvedená v Dohode aj v Žiadosti o schválenie ZPC, resp. v Príkaze na ZPC;
A nasledujúce kópie:
- Záznamu zo školenia zamestnanca – vodiča
- Technického preukazu vozidla
- Povinného zmluvného poistenia vozidla
- Poslednej úhrady PZP
- Havarijného poistenia vozidla
- Poslednej úhrady havarijného poistenia